Exposé des motifs
Lors de l’Assemblée Statutaire d’Octobre 2023, il a été décidé que le Secrétariat devait élaborer ses objectifs pour l’année 2024, selon les missions qui lui sont propre, inscrite dans les Statuts du Parti Pirate.
Contenu de la proposition
Rappel des missions du secrétariat ;
Le Secrétariat a pour mission :
- D’exécuter les décisions prises par l’Assemblée permanente ou statutaire en assurant la coordination et le pilotage des Conseils, des équipes et des équipages ;
- D’engager juridiquement le parti par la signature de conventions, après approbation par l’Assemblée permanente ;
- D’ester en justice, après approbation par l’Assemblée permanente ;
- D’établir, en lien avec les Conseils, le rapport d’activité de l’année écoulée qui sera présenté à l’Assemblée statutaire ;
- De s’assurer de l’intégrité des outils de prise de décision et de tenir accessible à tout pirate qui le demande, le contenu et le mode de fonctionnement des différents outils. Il est assisté dans cette mission par l’équipe technique dont il assure la direction.
Objectifs par missions :
Exécuter les décisions prises par l’Assemblée permanente ou statutaire en assurant la coordination et le pilotage des Conseils, des équipes et des équipages ;
- Mettre en place les nouvelles missions confiées au Secrétariat par la l’AS 2023.
Pour atteindre cet objectif il faudra passer par :
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La modification des templates des réunions du secrétariat incluant des points de pilotage pour simplifier le process de suivi des nouvelles missions, nécessitant la passation des droits des modèles de réunions à un membre du secrétariat.
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La mise en place effective du suivi de la coordination de l’équipe technique et de coordination des instances du PP, via des temps spécifique dans les réunions traditionnelles du Secrétariat, voir par le tenue de réunion exceptionnelles du Secrétariat.
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La mise en place des objectifs annuels pour le Secrétariat, la co-définition des objectifs de l’équipe technique et l’accompagnement de toutes les conseils et équipe à la définition de leurs objectifs. Via ses propres objectifs et l’accompagnement que ses membres pourront fournir si besoin.
D’engager juridiquement le parti par la signature de conventions, après approbation par l’Assemblée permanente ;
- définir les membres avec droit de signature. Cela passera par une discussion un vote du Secrétariat pour élire les deux personnes qui auront la délégation de signatures tels que spécifié au code de fonctionnement du Secrétariat.
D’ester en justice, après approbation par l’Assemblée permanente ;
- Etre pret à agir ou cas les pirates demandent à ester en justice ou si le PP doit se défendre. Cette objectif conduira à rechercher et éditer un rapport pour l’Assemblée Permanente / en vue d’une motion sur les assurances juridiques et à quoi on doit potentiellement se préparer pour rechercher les services dont nous aurions besoin.
D’établir, en lien avec les Conseils, le rapport d’activité de l’année écoulée qui sera présenté à l’Assemblée statutaire ;
- Formaliser l’établissement du rapport d’activités, via la mise a jour du code de fonctionnement du Secrétariat et du template.
De s’assurer de l’intégrité des outils de prise de décision et de tenir accessible à tout pirate qui le demande, le contenu et le mode de fonctionnement des différents outils. Il est assisté dans cette mission par l’équipe technique dont il assure la direction.
- Améliorer la transparence des outils, en mettant en place un registre comprenant leurs administrateurs. En commencant par faire un audit complet.
**Objectifs généraux
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- Améliorer les process du Secrétariat, en mettant à jour le code de fonctionnement du Secrétariat (définition de politique d’archivages…)
- Faciliter la tenue de l’Assemblée Statutaire, en la préparant plus en amont l’AS, statutairement et techniquement.
- Améliorer la transparence et la tracabilité des statuts et du règlement intérieur avec une traçabilité permettant de retrouver toutes les décisions de modification et permettant de vérifier la consolidation,
Lien vers Congressus : Congressus : Session Janvier 2024 - Assemblée Permanente - Objectifs 2024 du Secrétariat
Rapporteur : @Ruraleur