Exposé des motifs
Oui Aurifex merci l’Assemblée Statutaire
Contenu de la proposition
Tenir la comptabilité du parti
| Objectifs |
Moyens |
Résultats |
| Recenser et archiver les pièces comptables |
Alimentation de Redmine toute l’année |
Disposer de toutes les pièces comptables à la fin de l’exercice |
| Établir la comptabilité du parti |
Utilisation d’OpenConcerto, Budget pour Externalisation de la comptabilité |
Comptabilité finalisée et réconciliée |
| Établir les reçus-dons |
|
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| Préparer les comptes pour la CNCCFP |
Budget pour Commissaire aux Comptes |
Comptes annuels validés pour présentation à la CNCCFP |
| Formaliser les procédures |
Code de Fonctionnement et Annexes |
Donner une vision claire du processus et faciliter la prise en charge des missions par tous les membres du CTC |
Préparer les titres de paiement pour les faire valider par les membres du Secrétariat
| Objectifs |
Moyens |
Résultats |
| N/A |
N/A |
N/A |
Vérifier que les pièces comptables fournies par les équipages correspondent à des dépenses validées par l’Assemblée Permanente
| Objectifs |
Moyens |
Résultats |
| Accompagner le dépôt de budgets |
Édition et maintien d’un guide de dépôt, relire et aider à la correction des dépôts |
Les budgets déposés et soumis aux votes sont conformes |
| Effectuer un suivi mensuel des budgets |
Revue de chaque assemblée permanente, fichiers sur le Cloud Pirate pour le suivi des mouvements, budgets et de leur périmètre |
Le CTC est capable d’établir le périmètre et crédits restants de chaque budget |
| Faire vivre la séparation ordonnateur / comptable |
Mobilisation des mandataires (ordonnateurs) des budgets votés, Établissement d’un guide du mandataire (Checklist) |
Contrôle quatre yeux |
| Assurer la qualité de la vérification des pièces comptables |
Code de Fonctionnement (Édition et maintien d’une procédure) |
Contrôle quatre yeux |
Établir, en lien avec le Secrétariat, le budget prévisionnel annuel du Parti Pirate, qui est présenté à l’Assemblée permanente
| Objectifs |
Moyens |
Résultats |
| Contacter les instances pour qu’elles soumettent un budget à intégrer au budget prévisionnel annuel |
Roscoe, document de suivi des relances de chaque instance sur le cloud |
Le CTC dispose des budgets à intégrer au budget prévisionnel annuel |
| Accompagner les demandes de budget des instances |
Édition et maintien d’un guide de dépôt, relecture des demandes et conseils |
Les budgets demandés sont conformes pour intégration au budget prévisionnel Annuel |
| Retour d’expérience sur les budgets soumis |
Retour sur les budgets soumis sur la base des rapports financiers des années passées |
Conseiller les demandes de budget pour optimiser leurs tailles afin de dégager clairement les marges de manoeuvre du parti pour les actions encore imprévues |
| Définir le forme du budget prévisionnel annuel |
Édition et maintien de templates sur le cloud |
La mise en forme du budget prévisionnel annuel est facilitée |
| Réaliser le budget prévisionnel annuel |
Édition des documents (tableur et fichier texte explicatif détaillé), Réunions jalons du CTC |
La mise en forme du budget prévisionnel annuel est effectuée |
| Présenter le budget prévisionnel annuel au Secrétariat |
Réunions Secrétariat avec membres du CTC ou ajout de points à des réunions déjà existantes |
Le Secrétariat effectue une vérification des documents |
| Formaliser les procédures |
Code de Fonctionnement et Annexes |
Donner une vision claire du processus et faciliter la prise en charge des missions par tous les membres du CTC |
Établir, en lien avec le Secrétariat, le rapport financier de l’année écoulée afin de le présenter à l’Assemblée statutaire
| Objectifs |
Moyens |
Résultats |
| Définir la forme du rapport financier |
Définition des attendus (contraintes légales ou bonnes pratiques), edition et maintien de templates sur le cloud |
La mise en forme du rapport financier est facilitée et à la hauteur des attendus |
| Réaliser le rapport financier |
Édition des documents (tableur et fichier texte explicatif détaillé), Réunions jalons du CTC |
La mise en forme du rapport financier est effectuée |
| Présenter le rapport financier au Secrétariat |
Réunions Secrétariat avec membres du CTC ou ajout de points à des réunions déjà existantes |
Le Secrétariat effectue une vérification des documents |
| Formaliser les procédures |
Code de Fonctionnement et Annexes |
Donner une vision claire du processus et faciliter la prise en charge des missions par tous les membres du CTC |
Mission supplémentaire : Gestion des services financiers nécessaires au fonctionnement du parti
Au fil du temps, une architecture de services financiers a été mise en place pour permettre le bon fonctionnement du parti. Cela passe notamment par une infrastructure de paiement et des comptes bancaires.
| Objectifs |
Moyens |
Résultats |
| Collecter les informations nécessaires aux dons et adhésions |
Infrastructure de paiement (Budget) |
Le Parti Pirate est capable d’établir les reçus-dons, d’identifier les sources de ses fonds et de fournir une solution de paiement à sa boutique |
| Recevoir et envoyer des fonds |
Comptes bancaires et moyens de paiement au Crédit Coopératif (Budget) |
Le Parti Pirate dispose des services financiers utiles à son fonctionnement |
| Se renseigner sur les moyens de valoriser la Trésorerie du parti |
Prise de contact avec le Crédit Coopératif |
Le CTC sera mis au courant des moyens à sa disposition et pourra les mettre en oeuvre après délibération sur les opportunités. |
Mission supplémentaire : Faire le lien avec l’Association de Financement du Parti Pirate
Les ressources perçues par le parti doivent arriver sur le compte de l’association de financement qui n’a pas le droit d’effectuer de dépenses mais uniquement des transferts au compte du Parti Pirate. Le Conseil de Trésorerie et de Comptabilité fait historiquement le lien avec l’Association de Financement et ses gestionnaires désignés par le Secrétariat.
| Objectifs |
Moyens |
Résultats |
| Être informés de l’activité dans l’Association de Financement |
Membres du CTC au sein de l’Association de Financement, fusionner les canaux de communication (chan Discord) |
Le PPFR via le CTC est au courant de l’activité de l’Association de Financement |
| S’assurer de son bon fonctionnement |
Relever et traiter les difficultés |
L’Association de Financement fonctionne correctement |
| Tenir informé le Secrétariat |
Signaler toute chose utile lors des réunions Secrétariat |
Le Secrétariat est informé en cas de problèmes ou d’informations importantes |
| Participer à la transparence |
Mettre à disposition et maintenir ses statuts |
Les pirates sont tenus au courant de la nature et du mode de fonctionnement de l’Association de Financement |
Mission supplémentaire : Transparence
| Objectifs |
Moyens |
Résultats |
| Vérifier les modalités de mise à disposition des documents comptables pour inspection par les personnes autorisées |
Revue des régulations internes au partis et propre aux données à caractère financier et personnelles |
Les conditions de mises en oeuvre de la transparence financière du parti sont définies |
| Étudier la faisabilité de la mise à disposition des documents comptables et la mettre en place le cas échéant |
à définir |
Les pirates ont accès aux documents et pièces en transparence |
| Effectuer un suivi et un reporting régulier des opérations et de l’état des finances |
Réunion Mensuelle, Post Discourse |
Les pirates ont à leur disposition une information mensuelle des flux de trésorerie |
| Mettre à disposition le suivi permanent des budgets |
Portail Pirate et fichier cloud |
Les pirates peuvent suivre l’état des budgets et des marges de manoeuvre de financement |
| Étudier la faisabilité d’une transparence des flux de trésorerie |
Utilisation d’API pour générer un tableau de bord du compte bancaire, portail data de Congressus |
Les pirates ont accès à l’historique des opérations bancaires en transparence |
Lien vers Congressus : Congressus : Session Janvier 2024 - Assemblée Permanente - Objectifs 2024 du CTC
Rapporteur : @Emerodh
