Réglement - Budget


#1

J’ai écrit la partie du règlement intérieur parlant des budgets. @Conseil-Transitoire
En italique sont mes commentaires, ils n’ont pas pour but de figurer dans le RI

Chapitre 5 : Budget
Section 1 : Attribution

Article 125-1 :
Un budget peut être attribué à un conseil ou un équipage et doit être validé par l’assemblée permanente.

Article 125-2 :
Un budget devra comporter obligatoirement les attributs suivants :

  • Nom
  • Montant attribué
  • Période de validité ne pouvant pas excéder 12 mois
  • Mandataire
  • Objet
  • Champ d’action

Article 125-3
Le nom du budget doit être représentatif de l’équipage ou du conseil qui en sera bénéficiaire et de l’objet du budget.
Ça peut paraitre futile mais c’est nécessaire pour s’y retrouver dans le comptabilité et éviter de s’emmêler les pinceaux

Article 125-4
Le montant attribué doit être justifié en présentant un budget prévisionnel sur la période de validité. Un plafond périodique peut être spécifié. Le montant peut être augmenté par des dons fléchés, la mention du fléchage doit être faite par le donateur au moment du don ou par des recettes issues de ventes gérées par l’équipage.
Le plafond permet à un équipage d’étaler les dépenses dans le temps sans devoir repasser devant l’AP à chaque fois. Imaginons, on va devoir attribuer un budget à l’équipe technique, il vont demander 1000 € pour l’année, les frais techniques sont en grande partie récurrents.

Article 125-5
La période de validité doit être pertinente par rapport avec l’objet du budget.
Si on attribue un budget pour un évènement, il doit disparaitre à la fin de l’évènement.

Article 125-6
L’objet spécifie les objectifs du budget et les actions envisagées.
Permet de bien cadrer les dépenses. Un budget sera plus facilement et fera moins l’objet de discussions si un cadre de dépense est clairement spécifié.

Article 125-7
Le champ d’action spécifie les types de dépenses possibles.
Nous avons eu le cas récemment d’une section locale voulant faire une dépense alors que certains estimaient qu’une section locale ne pouvait pas faire ce type de dépense. Il est donc important de spécifier les types de dépenses autorisées.

Article 125-8
Une dépense hors budget doit être validée par l’assemblée permanente.
Donne la possibilité à l’AP de voter une dépense qui ne rentre pas dans un budget et qui est de nature ponctuelle. Par exemple un don à une association.

Section 2 : Exécution
Article 125-9
Pour une dépense dans le cadre d’un budget, le mandataire aura l’autorité de demander l’exécution d’une dépense auprès du conseil de trésorerie et de comptabilité . Le mandataire sera garant que les règles de validation de la dépense au sein de l’équipage ou du conseil ont été respectées.
Il est important que le conseil de trésorerie n’ait qu’un interlocuteur par budget lors d’une demande de dépense sinon la gestion des dépenses devient difficile à gérer. Le mandataire ne peut pas transférer la responsabilité du respect des règles de validation de dépense, le conseil de trésorerie ne peut pas connaitre par cœur tous les codes de fonctionnement et être dans toutes les discussions internes. Cela n’empêche pas que le conseil pourra vérifier que la procédure a été respectée.

Article 125-10
La demande d’une dépense hors budget devra être transmise au conseil de trésorerie et de comptabilité par l’initiateur de la motion validant la dépense.
Pour éviter que l’initiateur d’une motion pour une dépense se repose sur le secrétariat pour tout faire une fois la validation par l’AP, faut savoir partager le travail :slight_smile:

Article 125-11
Une dépense pourra être refusée par le conseil de trésorerie et de comptabilité en cas d’absence de pièce justificative valable.
Il faut une pièce justificative pour toutes les dépenses si on veut se faire valider les comptes auprès de la CNCCFP.

Article 125-12
L’exécution d’une dépense pourra être suspendue si la trésorerie n’est pas suffisante ou s’il y a un risque de se mettre en difficulté financière.
Il est difficile de prévoir les dons/cotisations qui seront reçus, on ne peut donc pas limiter les budgets à la trésorerie au moment du vote de la motion validant le budget. Il faut donc prévoir qu’une dépense pourrait ne pas être faite si nous n’avons pas suffisamment d’argent dans l’immédiat ou que ça nous empêche de faire les dépenses indispensables au fonctionnement plus tard (Imaginons nous avons 1000 € en caisse, il y a une demande d’une dépense de 500 € mais on sait que dans les prochains mois nous devrons payer plus de 500 € pour maintenir l’infrastructure informatique sans savoir combien de don/cotisation arriveront d’ici là, mieux vaut ne pas prendre le risque dans se faire débrancher les serveurs).

Section 3 : Rapport de dépense
Article 125-13
Les pirates devront être informés de l’exécution d’une dépense dans un délai d’un mois.
Par esprit de transparence, je pense qu’il est important que les pirates sachent ce qui est dépensé sans attendre le bilan annuel.

Article 125-14
Pour garantir la transparence des dépenses, le conseil de trésorerie et de comptabilité doit rendre accessible aux pirates tous les documents comptables. Les données personnelles figurant sur les documents comptables doivent être supprimés.
J’ai dit TRANSPARENCE!

Article 125-15
Le conseil de trésorerie doit maintenir à jour la liste des budgets existants en indiquant les fonds attribués, les fonds utilisés et les fond restants pour chaque budget. Cette liste doit être accessible aux pirates.
Il est important de rendre accessible ce qui a été dépensé et le budget restant sinon l’équipage a du mal à savoir ce qu’il lui reste. Même si c’est pas si facile et ça prend du temps de mettre à jour toutes ses informations.

Si vous avez des commentaires, questions, n’hésitez pas, je ne mords pas :wink:


#2

Merci, @Relaxx, merci.

Un petit bonheur à lire :heart:


#3

Parfait ! Merci beaucoup @Relaxx :slight_smile:


#4

En fait à la lecture de cette proposition mes seules remarques sont :

  • comment aider à la “transparence” (en gros la mise en forme, les outils, …), sachant qu’on tombe un peu dans le RGPD
  • comment soulager le travail (soyons fous, par exemple rajouter une couche “budget” à congressus, sachant qu’une discussion similaire avait commencé avec @npetitdemange) ?

#5

Bon c’est hors-sujet mais c’est une discussion qu’on doit avoir.

Il faut qu’on remette en place une procédure par redmine pour la gestion, par email c’est pas possible de travailler proprement. Adapter congressus, pourquoi pas mais je ne pense pas que ça soit prioritaire.

Pour la transparence, le wiki (ou redmine) n’est pas le plus facile pour la gestion de fichier. Je pense qu’un dossier sur un cloud en accès libre où le trésorier n’aurait plus qu’à copier les factures me semblerait le plus facile.


#6