Exposé des motifs
En premier lieu, concernant l’article 4-2 et les budgets.
Les Statuts prévoient que le CTC accompagne le Secrétariat dans l’élaboration du budget prévisionnel annuel qui est soumis à l’Assemblée permanente (article 10-1).
Or, il n’est pas indiqué que celui-ci fait partie du champ de compétence de l’Assemblée Permanente de manière explicite. Cette motion vise à corriger cette incohérence pour plus de clarté : c’est un élément majeur de la gestion de l’organisation et il n’est pas en l’état immédiatement compréhensible pour le lecteur des Statuts que son approbation relève du champ de compétence de l’Assemblée Permanente.
De plus, il est indiqué que les budgets des projets annuels ou ponctuels sont dans le champ de compétence de l’Assemblée Permanente. Pour plus de clarté, il est proposé que soit inscrit dans les Statuts toutes les instances pouvant demander un budget (Secrétariat, Conseils, équipes et équipages). En conséquence, l’article 6-6 qui indique que les équipages peuvent demander un budget est désuet et supprimé.
En second lieu, concernant ces budgets et leur valeur respective
Il est apparu au cours du vote du budget prévisionnel annuel précédent qu’un budget avait été attribué à un équipage qui n’existait pas encore (Boutique). Il y a donc eu un questionnement du CTC vis-à-vis de la valeur du budget prévisionnel annuel, en examinant en plus l’usage autour de celui-ci, les textes (Statuts et Règlement Intérieur) n’apportant aucune précision. Effectivement : doit-on considérer que le budget prévisionnel annuel n’a qu’une valeur indicative et donc des lignes budgétaires affectées à des actions ou équipages non existants sont possibles pour rendre compte de la situation financière probable de l’organisation ? Est-ce compatible avec le fait qu’une bonne partie des lignes (en particulier affectées aux conseils) semblent avoir une valeur effective ou valent autorisation de dépense ?
De plus, il y a dans les deux cas un défaut dans la précision du mandataire effectif en charge de ces lignes (et bien que ce soit précisé dans le RI pour les motions budgétaires, il y a un flou concernant le budget prévisionnel annuel).
Alors, il est proposé de créer un Titre 6 (Budgets) dans la Partie 2 (Fonctionnement) qui précise ces valeurs, les modalités minimales de recevabilité des budgets et les conditions d’engagement de dépense, et renvoie au règlement intérieur pour les modalités de dépôt, de désignation du mandataire, de communication avec le CTC…
Contenu de la proposition
###L’article 4-2 est modifié de la manière suivante :
(retrait en italique et entre crochets, ajout en gras)
Article 4-2
L’Assemblée permanente est le regroupement de la totalité des Pirates.
Elle est compétente pour approuver :
- Le budget prévisionnel annuel;
- La création des équipages et leur reconduction à l’échéance de leur période d’activité ;`
- Les rapports de fonctionnement des équipages ;`
- Les budgets [des projets] annuels ou ponctuels du Secrétariat, des Conseils, équipes et équipages ;`
- Les Codes de fonctionnement des conseils, équipes, coordinations et équipages ;`
- Les nominations faites par cooptation ;`
- Les motions programmatiques ;`
- Les motions politiques ;`
- Les investitures et les soutiens de candidatures aux élections ;`
- Les motions de modification du règlement intérieur ;`
- L’ordre du jour de l’Assemblée statutaire ;`
- Les sanctions prises par le Tribunal des Pirates ;`
- Toutes décisions ne relevant pas de la compétence d’un autre organe interne.`
###L’article 6-6 est supprimé. Les articles suivants sont réindexés en conséquence (le 6-7 devient 6-6…).
Création du Titre 7 dans la Partie 2
(une indexation des articles de la forme Partie-Titre-Chapitre-Article est proposée mais peut être modifiée)
Titre 7 : Budgets
Chapitre 1 : Budget Prévisionnel Annuel
Article 2-7-1-1
Le Budget Prévisionnel Annuel est présenté par le Secrétariat à l’Assemblée Permanente et voté par elle. Les modalités de présentation et d’élaboration sont précisées au règlement intérieur.
Article 2-7-1-2
Le Budget Prévisionnel Annuel peut faire l’objet d’amendements. Les modalités d’amendements et de vote sont précisées au règlement intérieur.
Article 2-7-1-3
Quand un Budget Prévisionnel Annuel est adopté, les lignes budgétaires sont ouvertes jusqu’à la fin de la session d’Assemblée Permanente qui statue sur le Budget Prévisionnel Annuel qui lui succède.
Article 2-7-1-4
Chaque ligne budgétaire doit être affectée à une entité déjà existante, viser un objet et renvoyer vers un mandataire au sein de ces entités. La méthode de désignation et de modification des mandataires en cours de validité des lignes se fait selon les modalités prévues au Règlement Intérieur.
Chapitre 2 : Budgets en dehors du Budget Prévisionnel Annuel
Article 2-7-2-1
Le Secrétariat, les Conseils, les Équipes et les équipages peuvent demander des budgets en dehors du Budget Prévisionnel Annuel. Cela passe par la présentation et le vote de motions à l’Assemblée Permanente. Les modalités de présentation et de vote sont précisées au Règlement Intérieur.
Article 2-7-2-2
Les conditions et durées de validité d’un budget sont précisées dans le Règlement Intérieur et incluent l’affectation à une entité existante, un objet et un mandataire.
Chapitre 3 : Dispositions Communes
Article 2-7-3-1
Les budgets sont affectés à des objets précis et ne peuvent être détournés de ceux-ci.
Article 2-7-3-2
Il est nécessaire de produire des pièces justificatives à l’utilisation des crédits budgétaires. La procédure permettant l’utilisation de ces crédits est précisée dans le Règlement Intérieur.
En conséquence de la création de ce Titre 7 de la Section 2 des Statuts, le Chapitre 5 du Règlement Intérieur devient :
CHAPITRE 5 : BUDGETS
SECTION 1 : CRITERES DE VALIDITE DES BUDGETS POUR PRESENTATION A L’ASSEMBLEE PERMANENTE OU INTEGRATION AU BUDGET PREVISIONNEL ANNUEL
ARTICLE 125-1
Les budgets doivent être proposés par une entité (Secrétariat, Conseil, Équipes, équipages) ou soutenues par au moins trois pirates dont un moins un est membre de l’entité à laquelle le budget est rattaché.
ARTICLE 125-2
Pour être valide et soumis à l’Assemblée Permanente ou intégré au Budget Prévisionnel Annuel, un budget ou ligne budgétaire devra comporter obligatoirement les attributs suivants :
- Nom
- Entité de rattachement
- Mandataire
- Objet
- Champ d’action
- Montant attribué
- Période de validité ne pouvant pas excéder 12 mois
Si le budget est demandé par un équipage, le mandataire est, à défaut de précision, le capitaine ou les co-capitaines de l’équipage. Si le budget est demandé par le secrétariat, un conseil, une équipe ou au moins trois pirates, le mandataire est, à défaut de précision, le premier rapporteur de la motion faisant partie de l’entité se voyant attribuer le budget.
ARTICLE 125-3
Le nom du budget doit être représentatif de l’équipage ou du conseil qui en sera bénéficiaire et de l’objet du budget.
ARTICLE 125-4
Le montant attribué doit être justifié en présentant un budget prévisionnel sur la période de validité. Un plafond périodique peut être spécifié. Le montant peut être augmenté par des dons fléchés, la mention du fléchage doit être faite par le donateur au moment du don.
ARTICLE 125-5
La période de validité doit être pertinente par rapport avec l’objet du budget.
ARTICLE 125-6
L’objet spécifie les objectifs du budget et les actions envisagées.
ARTICLE 125-7
Le champ d’action spécifie les types de dépenses possibles.
ARTICLE 125-8
Une dépense hors budget doit être validée par l’Assemblée Permanente.
SECTION 2 : AMENDEMENT ET VOTE DES BUDGETS
ARTICLE 125-9
Pour être recevable, l’amendement d’un budget doit remplir les mêmes critères que ceux indiqués en section 1.
ARTICLE 125-10
Les procédures de vote des motions portant sur des budgets sont les même que celles prévues à l’article 121-13
SECTION 3 : DISPOSITIONS SPECIFIQUES AU BUDGET PREVISIONNEL ANNUEL
ARTICLE 125-11
Le Budget Prévisionnel Annuel est présenté par le Secrétariat à l’Assemblée Permanente au plus tard lors de la session se tenant douze mois après la validation du précédent Budget Prévisionnel Annuel. S’il n’y a pas d’Assemblée Permanente à ce moment mais une Assemblée Statutaire, le Budget Prévisionnel peut faire l’objet d’une motion urgente lors de cette dernière. Sinon, il peut être présenté lors de la session d’Assemblée Parlementaire suivante la plus proche.
ARTICLE 125-12
Le Budget Prévisionnel Annuel est élaboré en lien avec le Conseil de Trésorerie et de Comptabilité et toutes les entités (Secrétariat, Conseils, Équipes et équipages) susceptibles de gérer un budget. La méthode de construction du Budget Prévisionnel Annuel est précisée dans le Code de Fonctionnement du Secrétariat.
ARTICLE 125-13
Le Budget Prévisionnel Annuel est voté en bloc selon les modalités de vote des motions prévues à l’article 121-13
SECTION 4 : DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX BUDGETS HORS BUDGET PREVISIONNEL ANNUEL
ARTICLE 125-14
Leur durée de validité ne peut excéder 12 mois
SECTION 6 : CHANGEMENT DE MANDATAIRE ET VACANCE
ARTICLE 125-15
Durant la durée de validité des budgets, il est possible d’effectuer un changement de mandataire par simple notification au Conseil de Trésorerie et de Comptabilité par les moyens de contact prévus à son code de fonctionnement.
ARTICLE 125-16
Dans le cas où le mandataire d’un budget viendrai a perdre sa qualité de pirate, par quelque moyen que ce soit, et dans l’attente de la désignation et la communication d’un nouveau mandataire, le budget est suspendu.
SECTION 7 : EXECUTION DES BUDGETS ET DEPENSES HORS BUDGET
ARTICLE 125-17
Pour une dépense dans le cadre d’un budget, le mandataire aura l’autorité de demander l’exécution d’une dépense auprès du conseil de trésorerie et de comptabilité. Le mandataire sera garant que les règles de validation de la dépense au sein de l’équipage ou du conseil ont été respectées.
ARTICLE 125-18
La demande d’une dépense hors budget devra être transmise au conseil de trésorerie et de comptabilité par l’initiateur de la motion validant la dépense.
ARTICLE 125-19
Une dépense pourra être refusée par le conseil de trésorerie et de comptabilité en cas d’absence de pièce justificative valable.
ARTICLE 125-20
L’exécution d’une dépense pourra être suspendue si la trésorerie n’est pas suffisante ou s’il y a un risque de se mettre en difficulté financière.
SECTION 8 : RAPPORT DE DÉPENSE
ARTICLE 125-21
Les pirates devront être informés de l’exécution d’une dépense dans un délai d’un mois.
ARTICLE 125-22
Pour garantir la transparence des dépenses, le conseil de trésorerie et de comptabilité doit rendre accessible aux pirates tous les documents comptables. Les données personnelles figurant sur les documents comptables doivent être supprimés.
ARTICLE 125-23
Le conseil de trésorerie doit maintenir à jour la liste des budgets existants en indiquant les fonds attribués, les fonds utilisés et les fonds restants pour chaque budget. Cette liste doit être accessible aux pirates.
Rapporteur : @Emerodh